Digitalisierung 5.0 Personal – Alles beginnt mit der Personalakte

Zielgruppe: 

Geschäftsführer/-innen kleiner Unternehmen, Leiter/-innen und Mitarbeitende in der Personalverwaltung, Assistenz der Geschäftsführung und Shared Service Centern

Ziele: 

Optimale Nutzung oder Einführung einer digitalen Personalakte, rechtssichere Aktenverwaltung, Datenschutz, Einsichtsrechte und Aufbewahrungsfristen

Inhalte: 

• Was ist bei der Führung und Umstellung einer digitalen Personalakte zu beachten?
  • Best-Practice beim Führen der digitalen Personalakte
  • Welche Vorarbeiten sind bei der Umstellung notwendig und sinnvoll und welche Anforderung müssen definiert werden?
  • Auf was muss ich achten bei der Umstellung und wie finde ich den passenden Anbieter für mein Unternehmen?
• Wie sieht die passende Struktur einer Personalakte aus?
  • Wie strukturiere ich meine Personalakte nach dem neuesten Stand?
  • Was ist der Unterschied zwischen der Struktur einer händischen gegenüber einer digitalen Personalakte?
  • Welche Unterlagen gehören in die Akte und welche gehören in Ordner?
• Wer darf alles in die Akte Einsicht nehmen und wie halte ich den Datenschutz ein?
  • Darf der Arbeitnehmer, der Betriebsrat und die Führungskraft jederzeit in die Personalakte schauen?
  • Welche Informationen fallen unter den Datenschutz?
  • Was darf ich speichern und bearbeiten und was nicht?
• Wie halte ich die Aufbewahrungsfristen ein?
  • Für welche Unterlagen gelten die Aufbewahrungsfristen?
  • Wann kann ich mich von den Unterlagen trennen?

Methoden: 

Kurze theoretische Inputs, Vortrag, gemeinsamer Austausch und Einblicke in die digitale Personalakte