Digitale Strukturen statt digitalem Chaos

Zielgruppe: 

Mitarbeiter/-innen und Teams, die Dokumente effizienter und intelligenter
verwalten und damit die Bearbeitungs-, Durchlauf- und Suchzeiten signifikant
senken möchten

Ziele: 

Die weiter fortschreitende Digitalisierung von Prozessen und das Scannen der schriftlichen Dokumente sorgt zusätzlich zu der vorhandenen Flut von bereits bestehenden Dokumenten auf dem Dateiserver, E-Mails, Notizen und Papierbelegen für einen weiteren Anstieg der Datenmenge. Werden hier keine effizienten Strukturen aufgebaut, geht viel vom Potential der Digitalisierung verloren: Zeit für die Suche nach Dokumenten, unnötige Verzögerung bei der Bearbeitung von Aufträgen durch zeitnah zur Verfügung stehende Unterlagen, Frustration bei Mitarbeitenden.

Inhalte: 

• Aufbewahrungsfristen vs. geplante Lebensdauer von Dokumenten
• Schnelle Klassifizierung und Bewertung eingehender Dokumente
• Namenskonventionen
• Leistungsfähige Suchfunktionen
• Aufbau einer logischen und robusten Struktur
• Zusammenarbeit fördern
• Datenschutzgrundverordnung
• Alternativen zum Dateiensystem
• Zuordnung der Scans zum Papierbeleg

Methoden: 

Workshop, Erfahrungsberichte, offene Fragen, Gruppenarbeit, Best Practice