Seminare

Digitalisierung

Digitalisierung

Digitale Strukturen statt digitalem Chaos

Zielgruppe: 

Mitarbeiter/-innen und Teams, die Dokumente effizienter und intelligenter
verwalten und damit die Bearbeitungs-, Durchlauf- und Suchzeiten signifikant
senken möchten

Ziele: 

Die weiter fortschreitende Digitalisierung von Prozessen und das Scannen der schriftlichen Dokumente sorgt zusätzlich zu der vorhandenen Flut von bereits bestehenden Dokumenten auf dem Dateiserver, E-Mails, Notizen und Papierbelegen für einen weiteren Anstieg der Datenmenge. Werden hier keine effizienten Strukturen aufgebaut, geht viel vom Potential der Digitalisierung verloren: Zeit für die Suche nach Dokumenten, unnötige Verzögerung bei der Bearbeitung von Aufträgen durch zeitnah zur Verfügung stehende Unterlagen, Frustration bei Mitarbeitenden.

Inhalte: 

  • Aufbewahrungsfristen vs. geplante Lebensdauer von Dokumenten
  • Schnelle Klassifizierung und Bewertung eingehender Dokumente
  • Namenskonventionen
  • Leistungsfähige Suchfunktionen
  • Aufbau einer logischen und robusten Struktur
  • Zusammenarbeit fördern
  • Datenschutzgrundverordnung
  • Alternativen zum Dateiensystem
  • Zuordnung der Scans zum Papierbeleg

Methoden: 

Workshop, Erfahrungsberichte, offene Fragen, Gruppenarbeit, Best Practice